ネイリストとして予約のとり方で枠を上手に埋める

常連様を抱える1人のネイリストとして、まずは、自分自身の予約管理を徹底する必要があります。

 

予約管理を出来ているというのは、毎週のお客様施術数に偏りがなく、バランスよく平均的になっている

常連様の希望通りに予約を入れた上で、リピーター様も紹介様も、断らずに(予約枠が常連様で埋まってない限り)施術をこなせる状態で、常連様を増やしつつ、ひと月の施術人数を最大限にできる状態を言います。

 

この状態を毎月繰り返していくと、結果、毎月常連様とリピータ様、空いた時はご紹介様だけでやっていけるようになります。

 

が、個人でみて、先週は凄く忙しくて、新規のご予約も、電話があった常連様もほとんど断ったけど、今週は多少空いてる・・・・・という事があったら、それはすでに危険信号なのです。予約表を見れば一目瞭然ですが。

 

これらは自然と解消されず、ますますひどくなり、先週はパンパンで新規も全く入れなかったのに、今週は結構枠が空いていてガラガラの日もある・・・ となっていきます。

よくある例として、人気のある曜日だけポンポンで、人気のない曜日がガラガラも同じことです。

 

もし個人としての予約管理を上手くできていれば、先週の新規様も断ることなく、今週もポンポンに出来ていた可能性が高いですし、本来の予約管理はそうあるべきなのです。

 

たまに、お客様の予定だからしょうがない・・・ という声も聞かれますが、それは、””自然に任せている間はどうしようもない”” という意味で、何もしてない、考えてない方が言う言葉であり、予約法です。

 

私自身は90人以上の常連様が毎月、何月だろうが来ます。(2月等の日の少ない月に合わせイッパイにしてます)

※月の施術人数は110人前後です。※3週間周期、4週間周期の方もいれば隔月のかたもいるので前後します。

 

しかし、私も初めのうちは、第1週はポンポンで、今週の第2週はちょっと空いて、第3週は結構埋まってて、第4週はすでにイッパイ とかありました。これは下手な予約のとりかたです。

(今週が第2週なのに第4週がポンポンと言う事は、月内にある、リピーター様と新規様の予約電話はほぼ断る事になる)

 

当時(数年前)70~80人いた大常連様も、1ヶ月の中で出来ずに次の月にまわしてしまったことも何度もありますが、次の月に回さなければいけなかった割に、違うトコロで枠が空いてたり。

このやりかたでは、月の総施術人数が減ってしまいます。

 

3週間周期の方が月の始まりと月の終わりの2回来る事、新規様のご予約もあり、なかなか上手く出来なかった結果、こうなりがちだったのですが・・・・・

 

ある時、常連様の中で、『毎月来たい』と言ってくれているのにも関わらず、枠がパンパンで予約を入れる事ができないお客様が何人もでてしまい、 ”””施術人数が多いとか、新規が多いとかではなく、私自身の予約管理が下手だからこうなっている””” と気づき、一気には直せなかったのですが(お客様あり気なので)、少しずつ、少しずつ、お客様の特性(お仕事や来たい時間)を考えながら、次の(来月、再来月)の予約をとるときに常に平均にするようにする事で上手く管理出来るようになっていきました。

 

これは、新規様が多い場合は結構難しいのですが、お客様の生活パターンを考慮した上で、お店の枠と合わせていかないといけないので、数カ月付き合って(当店では6カ月から常連様)、常連様になる頃には、上手に管理できていく・・ というようになります。

 

どうしても常連様が優先になりますので、新規様はその間でうまく予約を管理していく方法になりますが、管理が上手になると、常連様も新規様も、入りたい日時で予約をとれるようになってきます。

(といっても、夏の人気の曜日や日などはかなり込むので、この場合は100%常連様を優先させてます)

 

また、予約管理の方法として、3週間周期、4週間周期、仕事の関係上リピーターどまりの方が多い場合は、週や、1ヶ月の30日で考えるのではなく、365日の感覚、日にちの周期で考えるようにしていくといいのですが、定休日が決まっている場合はなかなか難しい時もあるので、基本は、週で考えて(3~4週間周期)、連休の前後は365日感覚の日にち(30日前後の周期)で考えるのがお勧めです。今週1週間後2週間後3週間後4週間後5週間後6週間後・・・

 

データは1ヶ月単位で合計してつけてきますが、お客様管理に関しては週で考え、3週間ペースのお客様でも3週間後の予約がかなり埋まっている場合、お客様によって(もちがいい人)は4週間後にご予約をいれていただく時もあります。(4週間後の初めの方の日にちで)

 

また逆に4週間周期のお客様でも、枠がいっぱいになりそうなときは、3週間と5日等の4週周期に近いお日にちで説明しお勧めすることもあります。

 

もし、今日が水曜日で4週間後の水曜日が2枠空いていても、火曜日、木曜日が3件ずつ空いていれば
『〇日の火曜日か〇日の木曜日の〇〇時はどうでしょうか』と予約を管理する事で、バランスをとっていくと、先に特定の日だけ埋まって行く自体を防げるので、上手くいきやすいですし、結果、リピーター様や、新規様を予約がいっぱいで断る事もなくなります。

 

何故先に水曜日を埋めちゃうことをしないかと言うと、どうしてもその日しか無理な方が出てくる場合を想定して空けておく必要があるからです。今が4週目であれば、そこから4週目の週をバランスよく入れていくという事です。

 

もちろん、ご来店できる曜日が決まっている方も多いので、あらかじめその分を空けておく事も必要です。


なので、お客様が少ないうちからやっていったほうがよく、このお客様は4週間後の〇曜日に入ると仮で書いておけばいいだけです。

 

予約を入れるだけでなく、予約を管理するのです。

 

この予約の入れ方を試行錯誤して、なんとか入れるのではなく、管理するようになってからは4週間周期の方と3週間周期の方、また、電話でのリピーター様(理由があり次回予約が無理な方)を上手く予約管理でき、毎月施術する常連様数はほとんど変わってません。

ここ数年のデータを見返してみると、全く同じ常連様数、リピータ様数の月が何カ月もあります。紹介施術数は違います。

※常連様が増えてないのでなく、1ヵ月で118人施術してこれ以上入れない状態で、同じ常連様を月内に施術できてるという意味です。

 

簡単そうですが、なかなか難しいです。

 

スタッフでも出来ている子と出来ていない子がいるのですが、常連様の数は似ていても、月の施術数が変わってきます。 という事は売り上げも大きく変わってくるという事なのです。


上手く予約管理出来るという事は、常連様にも喜ばれ、売り上げも上がり、毎月常連様、施術できるお客さの数が最大限に上がっていくという事なんです。

 

予約は入れるだけでなく管理するもの。

 

お客様には自分で決めた!!という感覚を与えつつ、ネイリストとして、しっかりあなたが管理していくものなのです。

 

 

ちょっと一服 サロンの裏話

 

4月、7月、8月、11月、12月、の予約は増えるのですが、新規様の多い月に、新規様ばかりを先に入れすぎて
リピーター様&常連様の予約がいれれない状態に・・・・・・(汗

 

ありますよね。 でもこれ、あってはいけないんです

 

今現在は自分の純粋なリピーター様の数を把握してますが、はじめのほうは、データをつけていただけで、分かってませんでした。

リピーター&常連様の分は、先に空けておく事が大切ですが、何も知らなかった私は、6月の初めから、

新規もリピーターも関係なく、7月8月9月の予約を入れまくってました。

 

そしたら、6月の終わりの方の常連様が7月の予約がとれない!  まったく空けてなかったので(汗

さらに、8月は7月の新規様のリピーターで埋まってしまい、6月の終わりのお客様はまたはいれない・・・

 

結果、こんな事もあり、今現在は常連様は2ヶ月先までご予約をとってくれてますが、本来は私が管理をしないと・・・

※ここから次回予約のとりかたが生まれたのです。

 

2ヶ月先まで埋まってるので、結果オーライと言えばそうなのですが、今現在、いつ来れるか分からない自営業の常連様等の分は、
3週か4週で枠を常にあけているようにしていて、どうしてもその週にこれない! といわれてから、
新規さまを入れて、その新規様がリピーターになったら・・・ 他のスタッフで次回予約を入れるようにしてます。

 

次回予約の優先は、1位 常連様 2位 長いリピーター様 3位紹介様 4位 新規様 です。

私のような失敗をしないでくださいね!

 

 

ネイルサロンでの店長としての予約管理

オーナーとしての集客、ネイリストとしての次回予約が出来るようになり、ネイリストとしての予約管理ができるようになると、次に問題がでてくるのが、店長としての予約管理です。

 

私もここで長い時間ミスをしていました。

 

個人のネイリストとして予約管理、毎週をバランスよく平均的にし、常連様の希望通りに予約を入れた上で、新規様もリピーターも断らずに施術をこなせるようになり、ひと月の施術人数を最大限にできるようにはなったのですが、これが個人ではなくお店として、店長として・・・ となると、また違った予約管理が必要です。

 

もちろん、スタッフ1人1人の予約管理が出来る状態になってからが、お店としての予約管理が必要になってくるので、まずはスタッフ個人の予約管理をある程度でいいので完ぺきにする必要があります。

 

お店全体として今日から1ヵ月をみた時に、ある週はすでに予約がとれない状態のポンポンであり、またある週は比較的空いている状態があったり、今週は比較的空いているのに、来週はすでにイッパイで1件も予約を入れれない状態だったり。

 

理想は、今週(第1週)はすでにいっぱいで予約がとれないけど、第2週、第3週、第4週は、まだ枠が開いている状態であるのがいいのです。当然今週(第1週)も電話があるので、第2週にいれて、第2週になったときには第2週が埋まっていて、その週の電話予約を第3週にいれて、第3週になったら第3週は埋まっていて第4週に入れていって、第4週になったら第4週は埋まっていて、次の月の第1週に入れていく・・ です。

 

ですが、1人であれば出来る予約管理もスタッフが7~11人となると、上記のような状態になっちゃう事があります。(当然スタッフが増えると紹介も増えるので、今までよりも新規様が増えるのですが、予約管理が出来てないと入れれない状態になる)

 

この原因の第1は、次回予約をとるときに、スタッフがお客様に『いつがよろしいでしょうか??』と聞く事があります。これは管理でも何でもありません。


ただ、当然の予約をとっていってもらってるだけです。

 

個人の次回予約をとるときでも、大体4週間前後で、比較的空いている週、日をみて、『〇月〇日か、〇月〇日で、いかがでしょうか??』と、時間を管理する事が大切なのですが、お店全体としてみた時は、店長が週の初めに、今週の予約は第○週に入れる様に と、まずは大きな目標を伝えていかなければいけないのです。

 

そして、その後にちゃんとできているか、1人ずつのスタッフの予約表を確認して、出来てない場合は理由を聞いていき、自分自身のやり方を伝えて行く事が大切です。

(当店の場合は、席を隣にして、はじめのうちに教えていきます)

 

もちろん、すべてが上手く行くわけではありませんが、平均的に入れていくことで、かなり上手く入れれます。個人として平均ではなく、お店全体としての平均的にというところが大切です。

 

当店で言うと、週休2日です。1日はみんなが休む日曜日と、もう1つは、それぞれバラバラで休みをとってもらい、月で見た時に毎日のお客様施術が平均になるように、休みでないスタッフでカバーしていく方法をとってます。

 

人気の金曜日、土曜日、平日の夜は誰でも簡単に予約をいれれますので、まずは、早い段階で、月曜日の午前中や平日の午前中、昼のご予約が入れにくい枠に入れていく。そして、お客様の特性(仕事や生活習慣)に合わせて、入りにくい曜日、時間帯は○○様、と早い段階で決めていく。

 

それを個人ではなく、店長としてお店全体をみて、各スタッフに言っていかなければならないのです。

 

4週間後の予約枠は、スタッフ全員で、1日12人出来るのであれば9~10人ずついれておいて2人は空けておく。4週間後の予約なので、それまでにリピーターや紹介様で埋まっていくので、ポンポンの日を作らない。(新規とリピーターの為に常連様で埋まるまでは管理する)。

 

また、当店では、予約表と、毎日の電話の記録を一緒につけていますが、電話の記録も必ず付けやすいように工夫してください。

 

電話を一緒に書くことで、電話の回数と、新規様の入った人数も分かるし、4週間後までに、後、何人ぐらいから電話があり、予約が入りそうかもだいたい予測できます。

 

ネイルサロンの予約管理表

 

基本は、週でみて、常連様の次回予約は4週間後の同じ曜日にいれるか、それに近い日でとるようにします。

もちろん3週間ペースの方は3週間ペースで入れるのですが、3週の方は、全体のバランスが良くなるように、同じ週に固めて予約をとるのではなく、4週でバラバラに3週ペースの方を入れる事で、4週ペースの方と別で、3週ペースだけでうまくまわるようにしていきます。

 

そして、新規様の場合は、生活リズムが掴めるまでは、出来る限り、今日に近い日の空いているところでご予約をとるようにします。理由は簡単で、今日が2月の15日とすると、3月の15日付近でとる事で、予約の管理がスムーズになるからです。(後々、前後に動かせるようにまずは同じ日にち周辺にしておく事で、少しの移動であれば、スムーズに移行できるからです。)

 

しかし、日にちだけを見ていては上手に予約管理が出来ませんので、曜日でもみて、土、月はリピーター様からの電話ご予約が多いので、新規さまでも出来る限り 土、月 ははずすようにしていきます。お仕事都合でご予約をとっていけないリピーター様もいますので、自分が担当しているお客様が入るであろう枠も開けておかないと、リピーター様が入れなくなっちゃいます。

 

予約管理は、この3週間ペースと4週間ペースの方の割合と、リピーター様の数で管理のしやすさが変わってきますが、1ヶ月にやるべきリピーター数は限りがありますので、上手くいれないと、入れなかった人は・・・・・・。

 

少なくてもその月は他店に行くか、他のスタッフに任せる事になります。

常連様であれば、快く引き受けてくれますが、特別感が薄れますし、新規様であれば大切に扱ってくれない、はじめだけ店長で次は・・・ となっちゃいガッカリされてしまいます。

 

まずは、各個人のネイリストとしてみて、常連様とリピーター様で毎月埋まるようになるまでは、常連様を優先しつつ、リピーター様と紹介様がいつでも入れるようバランスよく埋めていきます。

 

次に、店長として、お店全体の予約管理で、人気の曜日や、埋まりやすいイベントに集中しないよう、週初めに、各スタッフに、『今週のお客様は、第○週目に入れるように』 と伝えるのと同時に、逆に入りにくい日を先に埋められるように、先月の入りにくい曜日&時間に入っているお客様の特性を見て、先にその枠に入れていくように管理して、お店全体としても、常連様を優先しつつ、リピーター様と紹介様、広告から集客した新規様をいつでも入れれるようにしていき、お店全体としての常連様を増やせる状態にしておくことが予約管理になります。

 

 

上記のような予約管理を続けることで、予約がまずは常連様で埋まり、リピーターと紹介様だけで埋まる状態になっていくのです。

 

 

ですがそれには、ここまでのレッスンで言ってきたように、各スタッフのコンセプトの徹底、施術中の会話、次回予約がしっかり出来る様になっていないと出来ませんので、それを出来る様にする為に、まずは店長が常連様とリピーター様、紹介だけで1ヵ月の予約枠がポンポンになるようにしなければいけません。

 

 

ちょっと一服 サロンの裏話

カルテはお店の大切な宝・・・ というお話はしましたが、予約管理表も同じく大切なものでして、
当店では、個人の予約管理表と、お店として全体の予約表があるのですが・・・・

この予約管理表も、サロン仲間に貸している という形をとっており、
お店全体の予約表はもちろんの事、個人に渡している個人予約表も、各個人に管理はしてもらっていますが、
お店の管理物という扱いです。

当然、お客様の名前、電話番号が書いてあるので当然ですよね。

ですが、ルールを守らず独立する子は、この予約表が垂涎のモノみたいで、
今までに数回、勝手に持ち帰られて帰ってこなかった事があります Σ(゚д゚lll)
※もちろん、個人情報と言う事で、個人管理表にある全てのお客様に謝罪のご連絡をしてますが・・・
当然、すべてのお客様に嘘を言っていて、なんとか独立後のお店に来てもらおうとしていました (笑

この管理表は、ルールを守ったうえで独立する子には、お客様の了解をえて、プレゼントしているものですが、
ルールを守らず独立する方には、お客様の為もあり、渡したくないものです。

サロン裏話によく出てくる、お客様からクレームが多かった No1、No2 の2人ですが、
この2人、独立する時のルールも破った上に、予約管理表も返してこないという (# ゚Д゚)
※”返してこない”のではなく、”お店の管理物を盗んだ”になりますが・・。

慌てて電話をしたのですが、1人は電話自体を出なく、
もう1人は電話にはでて 『持っていきます・・・』 と言っていたのに、数年たっても返しに来ていません。

お客様からクレームが多かったのには、やはり大きく人間性が関係しているもんだなぁ・・・ と。

なので、お客様からクレームが多い子の場合、カルテと予約管理表はお店預かりの方がいいのかもしれませんね。

ですが、現実にそれをすると、大変不便で、お客様にも不都合がでてくるというね (;^ω^)